Frans Muller: “Met TCOG blijven we vooruitstrevend op IT-gebied”

Frans Muller Benelux B.V. is totaalleverancier voor schoenverzorgingsproducten, inlegzolen en schoenaccessoires. En distributeur van een vijfentwintigtal kwaliteitsmerken, zoals Collonil en PEDAG. Door de wensen van de branche in de gaten te houden en technologische ontwikkelingen te omarmen, gaat het bedrijf met de tijd mee.

Frans Muller is een familiebedrijf met een traditie van meer dan 165 jaar oud. Het bedrijf is in 1853 opgericht in Groningen. “Destijds als leverancier van leer en fournituren aan de schoenmaakindustrie in Noord-Nederland. Dat ging toen nog met paard en wagen.”, vertelt algemeen directeur Rutger K. Muller. Hij vertegenwoordigt inmiddels de zesde generatie die het familiebedrijf leidt. Muller: “Tegenwoordig focussen we ons voornamelijk op de retail met bijverkoop-artikelen zoals veters, inlegzooltjes en schoenverzorgingsproducten.” Het hoofdkantoor bevindt zich nog altijd in Groningen. Daarnaast zijn er showrooms in Nieuwegein en Brussel.

Voorloper op IT-gebied

Eén van de grootste uitdagingen is het sterk veranderde retail landschap. Muller: “Daar hebben onze klanten – zo’n 4.500 in de Benelux – en dus ook wij mee te maken. Hoe de toekomst van de retail eruitziet weet niemand; de glazen bol bestaat niet. Wat we wel zien is dat de winkelstraten er nu al anders uit zien dan tien jaar geleden. De verschuiving naar online zet door. Retail is niet meer dé manier om producten te verkopen. Dat is anderzijds ook een kans.” Ook op technologisch vlak zijn er uitdagingen. Binnen de schoenenretail is Frans Muller een voorloper op IT-gebied. “We zijn geen fashionbedrijf dat elk seizoen te maken heeft met nieuwe artikelnummers. Onze productgroepen zijn relatief constant, wat een voordeel is als je wilt automatiseren.”, aldus Muller.

Efficiëntie is cruciaal

Daar komt bij dat efficiëntie voor Frans Muller extra belangrijk is om winst te kunnen maken, door de relatief laaggeprijsde artikelen. “Ons vorige IT-systeem ging gepaard met veel maatwerk. Dat is ons op den duur parten gaan spelen. Je kunt immers niet zo makkelijk meegaan met veranderingen die grote spelers als Microsoft en Google in hun software aanbrengen, alsook in te kunnen spelen op verwachtingen van de klanten en de markt. Het was tijd om het over een andere boeg te gooien.”, aldus Muller. Na een lange zoektocht kwam Frans Muller drie jaar geleden bij TCOG terecht. Muller: “We hebben een aantal mogelijke samenwerkingspartners vergeleken. Daarbij hebben we niet alleen gekeken naar het productaanbod, ook de ‘softe’ kant was voor ons heel belangrijk. We zochten een partner die echt bij ons past.”

Persoonlijke klik

Technologie zit bij Frans Muller door het hele bedrijf verweven. “Het hoort niet meer alleen intern bij de IT-afdeling thuis, maar raakt elke medewerker en zo ongeveer alles wat we doen. Juist daarom is het super belangrijk dat er een goede klik is met de softwareleverancier. Het is toch een soort huwelijk dat je met elkaar aangaat. Dan moet een softwarepartner begrijpen wat urgent en belangrijk is. En niet alleen ‘een ticket aanmaken’ indien je een probleem hebt.”, aldus Muller.

Doordat Frans Muller al geruime tijd vrij intensief met IT werkte, stelde het bedrijf behoorlijk wat eisen. “Zo werken we met vijfentwintig verschillende merken. Bij veel klanten maken we gebruik van Electronic Data Interchange (EDI). Hun kassassystemen zijn met ons ERP-systeem verbonden zodat we never-out-of stock-artikelen wekelijks kunnen aanvullen. Dat moet natuurlijk soepel verlopen.”

Unieke totaalpropositie

Het bedrijf beschikt ook over een B2B-webshop waar zowel klanten als salesmedewerkers van Frans Muller gebruik van maken. En dat op meerdere locaties, via verschillende webbrowsers. Daarnaast is er nog het logistieke aspect: het warehouse management systeem voor het picken en scannen van alle orders. Muller: “Niemand is specialist op al die gebieden. Daarom werkt TCOG samen met gespecialiseerde partners zoals B2B-webspecialist, waardoor ze een totaalpakket kunnen aanbieden. Ze zorgen daarbij voor een optimale koppeling tussen die verschillende partijen, wat hun opzet uniek maakt. Zo werkt TCOG bijvoorbeeld ook samen met logistiek partner ICS Vertex. De oplossing, ScanSuite, zorgt ervoor dat orders zo snel mogelijk worden gepickt met behulp van handscanners.”

Goede integraties

De samenwerking met TCOG zorgt bij Frans Muller voor flink wat veranderingen. Veel handmatig werk is verleden tijd, een grote vooruitgang. “In het oude systeem waren we genoodzaakt alle digitale facturen eerst uit te printen en vervolgens in te scannen voordat het mogelijk was deze naar onze klanten te e-mailen. Nu gebeurt dit geheel automatisch: zodra een order is gepickt en het pakketje de deur uit is, stuurt het systeem de factuur naar de klant. Ook functioneert onze B2B-webshop nu optimaal met de laatste browsers, wat eerder niet het geval was. Het is nu echt een servicegericht klantportaal, waarop klanten gemakkelijk nabestellingen kunnen doen. Ook hebben ze een overzicht van alle facturen en toegang tot al onze marketingmaterialen.”, zegt Muller.

Nieuwe mogelijkheden

Muller noemt het ‘heel waardevol’ dat TCOG de branche zo goed begrijpt en haar producten daar specifiek op afstemt. De overstap naar een volledig nieuwe ERP-oplossing was volgens hem vergelijkbaar met een succesvolle hartoperatie. “Onze IT-systemen zijn het kloppende hart van onze organisatie. Maar het biedt zoveel nieuwe mogelijkheden! Denk aan drop shipment. Dit kregen we in het oude systeem niet voor elkaar. Voor het debiteurenbeheer werkten we met losse modules, maar dat gaat straks allemaal geïntegreerd. Ook op de salesafdeling maken we een digitaliseringsslag, in samenwerking met TCOG. Hoe minder administratieve rompslomp, hoe meer tijd onze salesmedewerkers hebben voor wat écht belangrijk is.”