Tijd voor echte verandering in modeplanning

Het onderwerp planning is lange tijd ambivalent behandeld in modebedrijven. In tijden van comfortabele groei krijgt "planning" meestal weinig aandacht. De "dingen lopen" en er wordt vooral geïnvesteerd in klantgerichte gebieden - nieuwe campagnes, de online shop of het winkelnetwerk moeten de omzetontwikkeling verder aanwakkeren.

Daarom hebben merken en retailers jarenlang slechts in beperkte mate geïnvesteerd in hun planningscapaciteiten, die nu dringend nodig zijn in een veel uitdagender marktomgeving. De hoge volatiliteit op de afzetmarkten in combinatie met grote onzekerheden bij de inkoop hebben het voor retailers steeds moeilijker gemaakt om assortimenten, hoeveelheden, bestellingen en capaciteiten op elkaar af te stemmen. Als gevolg hiervan zijn verkooptarieven, voorraden, prijsverlagingen en kosten vaak niet meer voldoende winstgevend.

Terwijl een paar jaar geleden een volledige prijs van meer dan 75 procent de regel was, zijn veel winkeliers nu al blij als ze 60 procent halen en anderen proberen ten minste 50 procent van de goederen tegen de oorspronkelijk geplande prijs te verkopen. De dienovereenkomstig hogere afprijzingen op de resterende voorraad vreten aan de marges van de handelaren. Ook in dit opzicht zijn er maar een paar merken op de markt die erin slagen hun afprijzingen onder de 12 procent van de nettoverkoop te houden, wat jarenlang als de gouden standaard werd beschouwd. Vandaag de dag hebben de meeste van hen afprijzingen van meer dan 15 procent, soms meer dan 20 procent, met een negatief effect op de winstgevendheid.

Bovendien is het als modebedrijf vanuit het oogpunt van duurzaamheid nauwelijks te rechtvaardigen dat aanzienlijke delen van de ingekochte voorraad - als die er al zijn - pas bij de verkoop worden verkocht als "overproductie". Zowel winstgevendheid als duurzaamheid vereisen een geavanceerdere aanpak om assortimenten en vraag klantgericht te plannen en middelen efficiënt te gebruiken.

Daarom staat het verbeteren van de planning momenteel bovenaan de agenda van veel modebedrijven. Vaak wordt planning nog gedaan op basis van een over tijd vergroeide combinatie van verschillende, niet op elkaar aangesloten systemen en Excel-tabellen. Het is bijvoorbeeld niet atypisch als de assortimentsplanning voor het eigen winkelbedrijf plaatsvindt in een oude systeemoplossing, de groothandelsplanning in een andere tool, er wordt geëxperimenteerd met kunstmatige intelligentie (AI) voor vraagvoorspellingen en aan de inkoopkant worden voorraden, productiecapaciteiten en materialen bepaald met een mix van Excel en verschillende systemen. Het resultaat: de afzonderlijke gebieden hebben elk hun eigen kijk op "de waarheid", afstemmen kosten veel tijd en moeite en geplande cijfers wijken zelfs in de orderfase nog aanzienlijk af. Bovendien blijven de analysecapaciteiten in de verschillende gebieden - van merchandising tot verkoop tot inkoop - ver achter bij de mogelijkheden van de huidige technologie.

Modebedrijven lopen achter met geïntegreerde planningsoplossingen

Bedrijven die zich focussen op het leveren van consumentengoederen, die zo'n tien jaar voorlopen op modebedrijven als het gaat om geïntegreerde planningsoplossingen, laten zien dat het ook anders kan. De noodzaak van technologische vernieuwing en daadwerkelijke integratie van planning werd veel eerder onderkend en consequent aangepakt.

Veel modebedrijven zijn daarentegen grotendeels het vermogen kwijtgeraakt om plannen op het gebied van financiën, distributie, inkoopbudgetten en assortimenten te synchroniseren met de planning van productiecapaciteit en materialen door de jarenlange evolutie van in-house productie en passieve verwerking naar 'free on board' sourcing. Dit vindt nu plaats in een omgeving waar de dynamiek van inkoopmarkten volledige transparantie vereist. Dit is immers de enige manier om ervoor te zorgen dat goederen daadwerkelijk kunnen worden ingekocht binnen de verwachte tijd en productiekosten. Dit betekent niet dat bedrijven steeds meer terugkeren naar passieve contractproductie en in-house productie, maar er is een duidelijke trend naar meer controle over de waardeketen. Dit heeft betrekking op het beheer van leveranciers, inclusief het voortraject, en op capaciteiten en materialen. De behoefte aan transparantie met betrekking tot duurzaamheid op alle niveaus werkt als een verdere versterking van deze ontwikkeling.

De acute behoefte aan actie bij veel bedrijven in de mode-industrie betekent nu dat het onderwerp "nieuwe planning" vaak haastig wordt aangepakt, zonder de behoeften van de operatieve business voldoende af te stemmen op de technische implementatie van een nieuwe planningsoplossing. Als er eenmaal een systeemleverancier is geselecteerd, is het vaak genoeg alleen een kwestie van het systeem zo snel mogelijk "live" laten gaan. Als gevolg daarvan worden oude processen en methoden overgezet naar een nieuw, eigenlijk veel krachtiger systeem. Op deze manier blijven de werkelijke bedrijfsvoordelen echter ver achter bij de oorspronkelijke verwachtingen. We kunnen stellen: Snelle implementatie betekent niet automatisch snel rendement op de investering.

Bedrijfsspecifiek planningsmodel

Ook al worden nieuwe planningssystemen tegenwoordig meestal op een agile manier geïmplementeerd, toch is het essentieel dat vooraf duidelijkheid wordt gecreëerd over welke meetbare resultaten worden verwacht. Dit omvat ook een streefbeeld in termen van toekomstige mogelijkheden. Omdat verkoopplanning, assortimentsplanning, operationele vraagplanning en inkoopplanning zeer nauw met elkaar verbonden zijn, is het ook noodzakelijk om de afhankelijkheden te begrijpen en te ontwerpen. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat de verschillende puzzelstukjes later in elkaar passen. Daarnaast geldt het volgende voor processen: Pas op voor "best practices" die te generiek zijn. Hoewel er veel beproefde manieren zijn om de resultaten van planningsprocessen te verbeteren, zijn deze sterk afhankelijk van het bedrijfsmodel. Dit geldt vooral voor de rol van groothandel, detailhandel en online, het internationale karakter van het bedrijf, de inkoopstructuur en de structuur van het logistieke netwerk.

Een planningsmodel moet daarom altijd bedrijfsspecifiek zijn om succesvol te kunnen zijn. Externe voorbeelden helpen om de relevante ontwerpmogelijkheden te begrijpen, maar uiteindelijk moeten beslissingen altijd worden genomen in relatie tot de eigen doelen en randvoorwaarden - er is geen "one-size-fits-all". Bovendien is het belangrijk om voorzichtig te zijn bij het ontwerpen van toekomstige processen en methoden. De verscheidenheid aan mogelijkheden die de nieuwste planningsoplossingen op de markt bieden, leidt tot het inbouwen van te veel complexiteit in nieuwe planningsbenaderingen. Niet alles wat mogelijk is, is ook zinvol. Naast het risico voor de implementatie geldt dit vooral ook voor de acceptatie van de gebruikers. Niemand is erbij gebaat als een zeer complex algoritme een resultaat oplevert dat niet begrijpelijk is voor operationele planningsteams en waar ze geen vertrouwen in hebben. In dergelijke gevallen keren teams snel terug naar parallelle planning in Excel-spreadsheets die ze zelf hebben gemaakt.

Het aanbod van relevante systeemaanbieders voor planningsoplossingen voor modemerken is overzichtelijk. De hamvraag is of je moet kiezen voor een holistisch planningsplatform dat bijna alle planningsprocessen kan afdekken, of dat het beter is om verschillende oplossingen te combineren, elk met zijn sterke punten op specifieke gebieden. Het is belangrijk om niet alleen naar de technische aspecten te kijken, maar vooral naar de mogelijkheid om de toekomstige processen en methoden in kaart te brengen die daadwerkelijk nodig zijn om de planning te verbeteren.

Een ander belangrijk punt betreft het gebruik van zelf ontwikkelde analytische vaardigheden. Vooral grote modebedrijven hebben de afgelopen jaren aanzienlijk geïnvesteerd in het opbouwen van hun eigen analytics- en AI-teams. Als onderdeel van een toekomstig planningsproces kunnen dergelijke capaciteiten op geselecteerde gebieden worden gebruikt om zich te onderscheiden van de concurrentie. We moeten echter niet de fout maken om te proberen alles zelf te ontwikkelen zonder enig voordeel ten opzichte van al bestaande standaardoplossingen. Anders leidt dit ertoe dat er veel tijd wordt besteed aan het "opnieuw uitvinden" van functionaliteiten die al ruimschoots beschikbaar zijn op de markt, wat betekent dat de schaarse en waardevolle interne analysemogelijkheden worden misbruikt.

Momenteel lanceren veel moderetailers en -merken initiatieven om hun planning te verbeteren. Het is te hopen dat deze golf van aandacht voor het planningsvraagstuk duurzamer zal zijn dan in het verleden, zodat echte verbeteringen voor winstgevendheid en duurzaamheid worden bereikt.

Dit artikel is geschreven door Peter Rinnebach. Hij is Managing Director bij Accenture, een zakelijke en strategische advies-, technologie- en outsourcingdienstverlener, en is verantwoordelijk voor merchandising en planning in Europa. Hij helpt al meer dan 20 jaar modemerken en retailers bij het verbeteren van hun planningsmogelijkheden, van concept tot implementatie. Tot zijn klanten behoren toonaangevende modebedrijven - van luxemerken tot sportmerken en verticale retailers.

Dit artikel verscheen eerder op FashionUnited DE. Vertaling en bewerking naar het Nederlands door Caitlyn Terra.