'Trust but verify'

China is momenteel een van de meest populaire productielanden. Produceren in China is niet alleen goedkoop, de productiviteit is er hoog en de capaciteit enorm. Het heeft het land niet voor niets de bijnaam 'de fabriek van de wereld' opgeleverd. Je moet er echter ook weer niet te makkelijk over denken. China is ver, de cultuur anders en communiceren vaak problematisch. Jeroen Muijsers van Eye for You Ltd woont en werkt al jaren in China. Hij vertelt waar bedrijven allemaal rekening mee moeten houden.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van zaken doen met China?

Jeroen Muijsers, Eye for You: "De lage prijzen vergeleken met Europa. Dat staat bovenaan het lijstje voordelen dat produceren in China, of in andere Aziatische landen, biedt. Daarnaast moet je de snelheid niet onderschatten, Chinese bedrijven kunnen vaak snel leveren. Binnen 45 dagen als het moet, mits het voortraject tussen fabrikant en inkoper volledig juist is afgestemd. Daar staat wel tegenover dat verscheping per zee gemiddeld 25 tot 30 dagen duurt. Dus als je het echt snel moet hebben, ben je genoodzaakt te vliegen.

De brede productiemogelijkheden zijn eveneens aantrekkelijk. Het leeuwendeel van de kleding en halffabrikaten is in China verkrijgbaar. En de productiviteit van de mensen is hoog, zij werken hard en omdat er zo veel fabrieken zijn is de capaciteit zeer groot."

En de valkuilen?

Muijsers: "De briefings schieten tekort, daar gaat het fout. Bedrijven kunnen vaak niet goed overbrengen wat ze willen en hoe. Het is belangrijk vooraf haarfijn aan te geven aan welke voorwaarden en kwaliteitseisen producten moeten voldoen. Dat voorkomt misverstanden en meerkosten achteraf.

Ook het cultuurverschil levert nog vaak problemen op. De Chinese manier van zaken doen verschilt in hoge maten van de manier waarop we dat in Europa gewend zijn. Wat hier als vanzelfsprekend wordt beschouwd, hoeft dat in China helemaal niet te zijn.

De derde valkuil is dat bedrijven om geld te besparen of door tijdsdruk geen extra controle uitvoeren voordat de producten worden verscheept. Geen goed idee. Laat juist altijd controleren, dat kan door eigen mensen of door een externe partij."

Wat is een goede briefing?

"Vooraf moet je heel precies weten wat je wilt hebben. Denk na over de prijs, snelheid en de aantallen, de kleuren en de afwerking. Als je dat precies weet, kun je de geschikte partner vinden. Daarnaast is het aan te raden om zoveel mogelijk visueel te werken. In Chinese fabrieken werken op de meeste afdelingen mensen die geen Engels kunnen lezen. Daarnaast zijn vertalingen vaak te summier om echt duidelijkheid te verschaffen. Het is dus zaak om uitgebreide tekeningen en ook monsters mee te sturen zodat men kan zien wat je wilt."

Tijdens een presentatie die Muijsers onlangs gaf voor leden van het Verbond voor Nederlandse Tussenpersonen (VNT) liet hij zien hoe makkelijk het kon gebeuren dat een Chinese producent de binnenzakken van een partij jassen had dichtgestikt, omdat uit de geschreven toelichting niet precies kon worden opgemaakt waar de stiksels moesten komen en de fabriek de omschrijving verkeerd had opgevat.

En verder?

"Al bij het plaatsen van een proeforder moet echt ieder detail van het product worden doorgegeven. Dat gaat veel verder dan de kleur, het materiaal en de maatvoering. In feite moet je ieder stiksel en iedere 'how to measure' gedetailleerd op papier en op de tekeningen zetten. Die orders gaan de hele fabriek door. Als er iets niet helemaal duidelijk is, belandt de jouwe onderop de stapel en blijft liggen. Het komt voor dat een klant een order doorgeeft en pas later een maatschema stuurt. In zo'n geval gaat een fabriek niet aan de slag totdat de orders compleet zijn. Ze denken dat er wel niet zoveel haast zal zijn als de klant de order niet volledig stuurt. Daarnaast zijn er binnen fabrieken natuurlijk ook regels. Incomplete orders mogen niet in behandeling worden genomen, omdat er in veel gevallen toch nog veranderingen komen van de klant."

Waar moet je bij sourcing op letten?

"Ik vind het belangrijk dat fabrikanten bereid zijn iets bij te leren als zij nieuwe klanten willen werven. Hoe is het bijvoorbeeld gesteld met hun Engels? Zowel schriftelijk als mondeling. Verder moet je goed uitzoeken waar een fabriek gevestigd is. Ik raad vaak aan om een kaartje van China mee te nemen als je bijvoorbeeld op een beurs aan het sourcen slaat. Dan kan men aanwijzen waar men zit en kun je inschatten of dat practisch is voor transport.

Verder is het belangrijk steeds weer naar nieuwe fabrikanten op zoek te gaan. Ook als de zaken goed lopen met een of twee fabrieken, moet je zorgen dat je er nog een paar achter de hand hebt. Zorg dat er altijd uitwijkmogelijkheden zijn. Risico spreiding noemen ze dat. En natuurlijk altijd eerst een proeforder plaatsen."

Wanneer gaan bedrijven met een Chinese fabrikant in zee?

"Tijdens de presentatie voor leden van het VNT kwam naar voren dat 'betrouwbaarheid' de belangrijkste voorwaarde is om met een Chinese of Aziatische producent of leverancier in zee te gaan. Vooraf had ik verwacht dat men het vooral belangrijk zou vinden om de laagste prijs te krijgen, maar dat punt kwam bij de meeste deelnemers pas op de derde of vierde plaats."

Wat adviseert u klanten meestal?

"Trust but verify', dat is mijn motto. Heb vertrouwen, maar blijf controleren."

Jeroen Muijsers (HTS Technische Commerciële Textielkunde) begon zijn loopbaan in Bangladesh bij Jomo International Holding, een bedrijf dat private label collecties ontwikkelt voor diverse Europese warenhuizen. In 2001 verhuisde hij voor Jomo naar Shanghai in China waar hij als onderdirecteur de lopende productie controleerde en begeleidde en ook nieuwe fabrieken wierf. Na twee jaar schopte hij het tot directeur. In september 2005 is Muijsers voor zichzelf begonnen. Zijn bedrijf Eye for You Ltd is inkoopkantoor en agent, gespecialiseerd in kleding. Klanten heeft Eye for You voornamelijk in Nederland, Duitsland en de Verenigde Staten. Zo begeleidt en verzorgt het bedrijf de productie van kledingmerken - van modische bedrijfskleding tot damesmode - en die van private labelcollecties voor warenhuizen.

Email: info@efu-china.com

Het VNT, het Verbond voor Nederlandse Tussenpersonen is een overkoepelende organisatie van diverse handelsagenten en importeursverenigingen met circa 600 aangesloten leden. Zij handelen onder meer in kleding, textiel, gereedschappen, elektra, ceramiek, cellulose, hout, machines, sanitair, tabak, papier, wijn, meubels, schoenen etc. De Nederlandse Vereniging van Kleding- en Textielagenten en importeurs (NVKT) is lid van het VNT. De organisatie begeleidt starters, adviseert op het gebied van juridische, personele en bedrijfsmatige kwesties en en stelt haar leden onder meer gratis model agentuurcontracten in verschillende talen ter beschikking. Ook worden geregeld informatieve bijeenkomsten geörganiseerd zoals deze over China. www.vnt.org en www.nvkt.nl