Excelsior Sport excelleert met Retailium software van ACA

In mei 2012 is Excelsior Sport uit Den Haag van

start gegaan met erp-pakket Retailium van it-leverancier ACA uit Eindhoven. Hiermee heeft de sportspeciaalzaak de stap gezet naar financiële en logistieke integratie en haar automatisering naar een hoger niveau getild.

Excelsior Sport combineert verschillende bedrijfsdisciplines met elkaar in één uniek retailconcept. Het bedrijf omvat een winkel, een medisch dienstencentrum, een werkplaats en tevens een business-to-business-tak. Dit betekent dat er sprake is van zeer uiteenlopende bedrijfsprocessen. Doel van Excelsior Sport was om deze processen middels de herinrichting van haar automatisering optimaal met elkaar te verweven.

Altijd actueel inzicht
Bij het gebruik van het automatiseringssysteem waarmee Excelsior Sport eerder werkte liep het bedrijf geregeld tegen onverklaarbare voorraadverschillen aan. Marc Gerner, functioneel beheerder bij Excelsior Sport: “Vaak wist ik zeker dat ik bijvoorbeeld nog twee paar van een bepaalde maat-model-combinatie op voorraad had staan, terwijl de systeemvoorraad min tien aangaf. Met het Retailium pakket van ACA is dit verleden tijd.” Door de overstap naar Retailium is Excelsior Sport tevens in staat om haar boekhouding intern te verzorgen. In dit pakket zijn de logistieke en financiële administratie namelijk met elkaar geïntegreerd. Gerner geeft aan: “Voorheen besteedden we onze boekhouding uit aan een administratiekantoor. In feite liepen we hierdoor altijd een maand achter, want we wisten pas na afloop van iedere periode wat onze cijfers waren. Met Retailium houden we naast de logistieke kant ook de volledige financiële kant van onze organisatie van A tot Z bij. Daardoor weten we nu op ieder gewenst moment live hoe we ervoor staan.”

Erp en crm gecombineerd
Omdat Excelsior Sport niet alleen een retailorganisatie, maar ook medisch dienstverlener is, heeft ze te maken met cliënten van wie een uitgebreid medisch dossier dient te worden bijgehouden. Om dit tot in detail te kunnen doen, werkt de zaak al geruime tijd met een afzonderlijk crm-pakket. Dit pakket is net als Retailium gebaseerd op het Microsoft Dynamics it-platform, waardoor relatief eenvoudig een interface tussen de pakketten kon worden gerealiseerd. Voordeel van deze interface is dat hiermee zowel in het crm-pakket als in Retailium per cliënt de complete aankoophistorie inzichtelijk is. Tevens vereenvoudigt deze de complexe financiële afwikkeling bij afname van een medische dienst. “Facturen dienen soms wel door drie verschillende partijen te worden voldaan: de klant, zijn verzekeraar en zijn werkgever, in het kader van de arbo-wetgeving. Om dit mogelijk te maken heeft ACA een prachtig stukje maatwerk voor ons ontwikkeld dat soepel werkt en waarover we erg tevreden zijn”, aldus Annemarie Gerner, directrice van Excelsior Sport.

Grotere souplesse
Meekomen ten opzichte van de prijsvechters en ketenorganisaties voor wat betreft de informatievoorziening wordt voor mkb-ondernemers steeds lastiger volgens Annemarie Gerner. Dit is dan ook een belangrijke reden geweest voor het bedrijf om te vernieuwen. “De klant is het hoge informatieniveau van grotere organisaties gewend. Hij verwacht bijvoorbeeld dat al zijn gegevens in alle systemen in de winkel bekend zijn en dat hij snel geholpen wordt. De kleinere ondernemer doet nog veel dingen handmatig, welke bij grotere organisaties veelal automatisch gebeuren. Als je naar onze winkel kijkt, dan denk ik dat we daarin een gigantische stap hebben gemaakt. Met de aanschaf van Retailium hebben we als het ware de Mercedes onder de softwarepakketten voor de fashion retail in huis gehaald”, zegt Annemarie Gerner. Excelsior Sport heeft inmiddels een it-landschap staan dat dermate veel mogelijkheden biedt en geavanceerd is dat ze haar klanten adequaat kan bedienen. “Klanten merken geen verschil meer als het gaat om de souplesse waarmee we hen van dienst zijn”, verklaart ze.

Over ACA
ACA is bijna 30 jaar actief in de automatisering van fashion retailorganisaties en heeft in de loop der tijd binnen het segment van de mode-, schoenen- en sportretail een positie opgebouwd als marktleider. Zowel zelfstandige winkeliers als filiaalbedrijven en franchiseorganisaties kunnen bij ACA terecht voor software ter ondersteuning van logistieke functies, financiën, managementanalyses, customer relationship management, point-of-sale, electronic data interchange, e-commerce en mobile. De oplossingen van ACA zijn volledig gebaseerd op technologie van Microsoft. www.aca.nl

Over Excelsior Sport
Excelsior Sport is al ruim 80 jaar bekend in Den Haag en omstreken. In 1931 is het bedrijf gestart als sportwinkel met een eigen ballenproductie en tegenwoordig is Excelsior Sport de meest innovatieve sportspeciaalzaak van Nederland. De core business van het bedrijf is het geven van medisch onderbouwd advies om blessurevrij te kunnen sporten. De missie van Excelsior Sport is om iedere klant een totaalpakket aan te bieden vanuit deze medische achtergrond. Het unieke aspect binnen het concept van Excelsior Sport is de verweven combinatie van sport-specifieke en medische kennis. Kennis is het sleutelwoord binnen de organisatie. Om te kunnen waarborgen dat technologische innovaties ook binnen de organisatie van waarde zijn, volgen de medewerkers van het bedrijf twee keer per week verplicht een aanvullende opleiding. Doordat er enkel wordt gewerkt met vaste krachten, zorgt Excelsior Sport ervoor dat het interne kennisniveau van hoogwaardige kwaliteit blijft. www.excelsiorsport.nl