Hoe distributeur Wolvenberg met Castelli de koppositie pakt en zijn dealernetwerk aanhaakt op e-commerce en logistiek vlak

Bij de naam Wolvenberg gaat wellicht niet direct een belletje rinkelen, maar bij het merk Castelli zal menig wielrenliefhebber warmlopen. Helemaal nu Remco Evenepoel van het Quick-Step Alpha Vinyl team, waar Castelli officieel partner van is, de Vuelta heeft gewonnen en wereldkampioen is geworden. En ook de semiprofessionele wielerploeg van Volker Wessels gooit hoge ogen in de wielrenkleding van Castelli. Zij wonnen dit najaar de Ronde van Slowakije en de GP Rik van Looy. Op sportief vlak gaat het Wolvenberg dus voor de wind, maar hoe regelt deze distributeur van wielerkleding zijn processen aan de achterkant? En kunnen fashion merken nog iets leren van deze aanpak?

Om dat te vernemen reizen we af naar Kontich, België, waar Wolvenberg al bijna 45 jaar actief is. We spreken Laurent Baeyaert (e-commerce manager), Toon Geukens (operations manager) en Wouter Weytjens (general manager) over samenwerking, kwaliteit, innovatie en focus op de business. En natuurlijk over hun passie voor de wielersport.

Andere tak van sport?

Met een sportief team van 30 man richt Wolvenberg zich op het importeren en distribueren van wielerkleding. Als exclusief distributeur van de merken Castelli, Sportful, Roeckl, Uvex, HJC, Sealskinz en Born ligt de focus op kwaliteit en lange termijn samenwerking. Zo werken ze al 35 jaar samen met de Italiaanse merken Castelli en Sportful en vinden er elke week twee transporten plaats. Die vervolgens dezelfde dag nog worden uitgeleverd aan de 200 dealers in de Benelux. Logistiek en sales spelen dan ook een belangrijke rol bij Wolvenberg.

Waar je bij het zien van de traditionele gele trui en bolletjestrui misschien niet direct bij stilstaat, is dat ook in de wielerkleding met seizoenen en collecties wordt gewerkt.

Wouter: “We werken met twee seizoenen, winter en zomer. De pre-orders die we opnemen zijn ongeveer zeven maanden voor het seizoen. We werken ook met drops, maar dan geconcentreerd aan het begin van het seizoen. Voor de zomer beginnen we eind januari te leveren en eind maart is alles buiten.”

Toekomstgerichte software voor core processen

Om alle sales en logistieke processen efficiënter in te richten en autonomer te kunnen werken ontstond de behoefte aan een nieuw systeem voor de backoffice.

Toon: “SAP Business One voldeed niet op termijn, we zochten een systeem dat meer toekomstgericht was. Waar ook minder development bij kwam kijken. Plus koppelingen met B2B en B2C mogelijkheden. SAP had eigenlijk zijn systeem met daarbuiten veel andere leveranciers die we ook nog moesten connecteren om tot een mooi geheel te komen. Met veel maatwerk en consultancy uren tot gevolg.”

Laurent: “Als we veranderingen wilden doorvoeren moesten de verschillende partijen gaan samenwerken en dat verliep niet altijd even vlot. Dan wilden ze dingen niet doorvoeren, omdat het te veel impact op hun eigen systeem had. En wat wij de laatste jaren enorm belangrijk vinden, is dat we zoveel mogelijk zelf met de systemen kunnen werken. Zonder dat we altijd, in IT-termen, een ticket moeten sturen naar support om het op te lossen.”

ERP systeem met ervaring in de fashion

Bij het zoeken naar een passende oplossing zochten Toon en Laurent expliciet naar een compleet ERP pakket met ervaring in de fashion.

Toon: “Met kleuren, maten en seizoenen. Ook prijzen zijn een uitdaging, omdat het een mix is van prijzen door heel het seizoen. Huidige prijzen tijdens de re-order periode en nieuwe prijzen die we tijdens de pre-order periode moeten hanteren. Dus eigenlijk op hetzelfde moment. Om het concreet te maken: In januari nemen we winterorders op voor augustus en september. Die producten hebben prijs B. Terwijl in februari het zomerseizoen start en datzelfde product dan prijs A kan hebben.”

Een uitdaging die veel fashion merken en distributeurs van kleding zullen herkennen. Maar hoe vind je de juiste oplossing? Daarvoor ging het team van Wolvenberg niet over één nacht ijs. Om de juiste keuze te maken zijn er zes ERP aanbieders op bezoek geweest, van custom made tot bestaande SaaS-oplossingen. Uiteindelijk maakte Itsperfect de beste indruk.

Laurent: “In de selectie werden we vaak mee teruggenomen naar de jaren ’90. Zeker als het gaat om look & feel en gebruiksvriendelijkheid. En niet echt met een focus op de fashion industrie. Dat was een vereiste van ons, dat de partij waarmee we in zee gingen van alle moeilijke data issues wist die bij fashion spelen. Itsperfect was ook de enige partij die een rechtstreekse koppeling met de B2B webshop heeft, volledig geïntegreerd.”

Wolvenberg koos voor het ERP systeem voor alle core processen, de B2B portal voor dealers, het Warehouse Management Systeem (WMS) voor het magazijn en een koppeling met Shopify voor de webshop. Na een aantal intensieve maanden samenwerken ging het systeem begin dit jaar live. En dat verschil was direct te merken.

Laurent: “We kunnen nu rechtstreeks koppelen met Marketplaces, met verzendpartners, met onze webshops. We hebben onlangs PowerBI geïnstalleerd, waarmee er ook een dataconnectie is met Itsperfect. Onze finance manager is heel gelukkig met de koppeling met Exact, ons boekhoudpakket. En we werken nu met automatische facturaties, het kassasysteem, debiteurenbeheer. Dat kon hiervoor allemaal niet of niet zo uitgebreid.”

Vlotte logistiek met geïntegreerde magazijnsoftware

Het zal je niet verbazen dat het grootste gedeelte van het pand van Wolvenberg is gereserveerd voor het magazijn. Jaarlijks worden er zo’n 500.000 artikelen verwerkt, zowel richting dealers als naar consumenten. Met 9.000 locaties en zo’n 180.000 artikelen op voorraad is goede magazijnsoftware geen overbodige luxe. Daar weet Toon Geukens, verantwoordelijk voor de customer care en het magazijn, alles van. Hij maakte dan ook bewust de overstap naar het geïntegreerde WMS van Itsperfect.

Toon: “Het vorige WMS was iets ouder, minder uitgebreid en minder vlot opvolgbaar. De verschillende EDI-connectoren die er zijn, de apps die beschikbaar zijn om uitbreidingen te voorzien. Dat is natuurlijk allemaal een grote verbetering ten opzichte van hiervoor, omdat het toen regelmatig maatwerk was.

Ook de connectie met de B2B, de API’s richting webshop en de opvolging van picking overzichten in het WMS maken een groot verschil. Vooral in de samenwerking tussen de afdelingen.

Toon: “Het magazijn en customer care hebben eigenlijk hetzelfde picking overzicht. En praten daarom meteen dezelfde taal, dus dat is vlot samenwerken met elkaar. En de scanners werken heel intuïtief, met enkele drukken op de knop heb je een order gepickt. Ook het verplaatsen, controleren en wegleggen van voorraad verloopt allemaal heel soepel. Doordat het in de cloud werkt kun je het elke scanner installeren en ben je meteen vertrokken.”

Toch blijft er altijd ruimte voor optimalisatie, reden genoeg om de nieuwe features van die elk kwartaal uitkomen nauwlettend in de gaten te houden. Toon: “Die release notes zijn altijd heel interessant. Momenteel onderzoeken we de app inzake verwachte leverdatum en verkooporders om onze klanten nog betere inzichten te geven voor toekomstige leveringen.”

Als het gaat om innovatie ligt de focus voorlopig op het dealernetwerk, met zo’n 200 dealers in de Benelux.

Toon: “We zijn bezig om zoveel mogelijk klanten digitaler te helpen om beter te kunnen samenwerken. Onze top 15 dealers is wel met automatisatie bezig, maar vooral met hun eigen pakket. Wij proberen nu toch een voetje tussen de deur te zetten om hen daarbij te assisteren. Om zo ook een betere leverancier te kunnen zijn.”

E-commerce in de hoogste versnelling

Ook op e-commerce gebied zijn er toekomstbestendige keuzes gemaakt. Waar Wolvenberg voorheen gebruik maakte van een losstaande B2B webshop, is de nieuwe portal volledig geïntegreerd met het ERP systeem. En dat biedt een groot aantal voordelen, vertelt Laurent Baeyaert, verantwoordelijk voor e-commerce en digital marketing.

Laurent: “Vroeger konden onze dealers niet op één platform re-orders en voororders plaatsen. Nu wisselen ze gewoon met een switch bovenin van seizoen. Dat werkt heel eenvoudig. En daarnaast zijn er nog heel wat zaken die nu wel kunnen en vroeger niet. Zo kunnen dealers in hun eigen account de openstaande facturen zien, de status van hun bestellingen, hoeveel is er uitgeleverd. En ze kunnen documenten downloaden, zoals pakbonnen. Het is veel transparanter geworden naar de dealers toe.”

Daarbij heeft elke aangesloten dealer een eigen B2B omgeving. Waarin per dealer bepaald wordt welke merken hij ziet en kan bestellen.

Naast de B2B webshop die nog altijd voor het grootste deel van de business zorgt, heeft Wolvenberg ook een eigen webshop: Passionforcycling.com. Via dit platform wordt verkocht in de Benelux.

Laurent: “Met Passionforcycling willen we het digitale verlengstuk zijn van ons dealernetwerk. Vaak hebben ze niet de middelen of tijd om een eigen webshop te beheren. Daar willen we hen in ondersteunen om onze merken nog sterker in de markt te zetten.”

Onderdeel van deze strategie is de aanwezigheid op social media waarbij Strava natuurlijk spot on is voor de sportieve doelgroep. En als Marketplace is een deel van de producten nu ook terug te vinden op Bol.com

Laurent: “We geloven echt in een omnichannel benadering. Bijvoorbeeld door click & collect te implementeren in onze webshop. Zodat consumenten bestellingen kunnen plaatsen en pakketjes laten afleveren bij een dealer in de buurt, en zo dus ook traffic bij hen te genereren.”

Als het gaat over de toekomst hoeft er wat Laurent betreft qua focus, productassortiment en merken niet veel te veranderen.

Laurent: “We willen ons verder ontwikkelen als specialist in de markt en blijven bouwen aan onze merken. Waarbij we uiteraard meer en meer naar data kijken. Daarbij zoeken we steeds naar manieren om constructiever en transparanter met ons dealernetwerk te werken. Dat is nog altijd het belangrijkste voor ons.”

Gedeelde passie voor kwaliteit en service

Waar Wolvenberg passie voor kwaliteit en service hoog in het vaandel heeft staan, is in de samenwerking met Itsperfect een goede match gevonden.

Wouter: “Het pakket is uitgebreid. Als je aan iets denkt dan vind je dat meestal ook wel in Itsperfect. En het is intuïtief en logisch opgebouwd.”

Laurent: “Je merkt dat het team van Itsperfect zijn vizier openzet naar wat er gebeurt in de markt. Met steeds een nieuwe versie met gave functionaliteiten. Dat geeft ons een leuke manier om daar mee in door te bouwen. Zo blijven we innovatief en toekomstgericht.”

Samen slimmer worden

Met de go-live van het complete ERP systeem is niet alleen een nieuwe koers ingeslagen naar meer autonomie. Ook het samen optrekken en van elkaar leren is van grote toegevoegde waarde.

Laurent: “Het voelt voor ons echt als ‘samen slimmer worden’. We moeten ook niet denken dat er geen dingen meer te leren zijn voor ons in de fashion industrie. Het feit dat Itsperfect met zoveel klanten in de fashion werkt, die ook een hele goede manier van werken hebben ontwikkeld. Wat zich dan vertaald in nieuwe functionaliteit. Dat is voor ons een hele goede manier om beter te worden in alles wat we doen.”

Wouter: “Ik merk gewoon als de software niet dagelijks het onderwerp van gesprek is, een teken dat het werkt, dan kunnen we met onze business bezig zijn. Het ondersteunt ons in de vernieuwing en de aanpassingen. Wij kunnen onze business doen en Itsperfect helpt ons onze business te doen. En daarbij worden we niet gehinderd door haperingen of tekortkomingen.”