Voor Scala wordt het analyseren van data kinderspel dankzij TCOG en Microsoft Power BI

Scala is een toonaangevende Nederlandse groothandel in erotische lifestyleartikelen. Na de overname vorig jaar werd in no-time een compleet nieuw magazijn gereed gemaakt. TCOG verzorgde niet alleen het volledige ERP-systeem, maar ook de scanoplossing en het warehouse management systeem, gevolgd door een uitbreiding met Microsoft Power BI.

De vakantiekoffers waren al gepakt toen Walter Kroes en Trudy Pijnacker in de zomer van 2017 werden gebeld met de vraag of zij interesse hadden om Scala over te nemen. Na dat telefoontje liet het ondernemerskoppel er geen gras over groeien: de vakantie werd geannuleerd en tien dagen later was de overname rond, waarmee een faillissement werd afgewend. Ze waren al eigenaar van branchegenoot Leg Avenue en beschikten zodoende over de juiste ervaring en capaciteit. Pijnacker: “We kenden Scala in de basis goed. Walter heeft ooit een bedrijf verkocht aan Scala en zelf ben ik in het verleden jarenlang ingehuurd door Scala vanuit mijn toenmalige functie bij een ander bedrijf. We waren dus geen onbekenden toen we dit avontuur begonnen.”

Interessant merkportfolio

Scala is één van de oudste Nederlandse groothandels in erotische lifestyleproducten. Met alle voorgangers meegerekend voert de geschiedenis bijna vijftig jaar terug. Sinds de jaren tachtig is het bedrijf onder de naam Scala uitgegroeid tot één van de meest toonaangevende spelers in Europa met een interessant merkportfolio. “We voeren meer dan veertig merken, waar honderden verschillende labels onder vallen, en werken dan ook samen met een groot aantal leveranciers. Daarnaast hebben we ook sterke private labels. Dit maakt de organisatie complex”, legt Pijnacker uit. “Scala is wat betreft volumes de ‘grote broer’ van Leg Avenue. We hebben het bedrijf overgenomen vanuit de gedachte dat de bedrijfsprocessen van Leg Avenue een goede blauwdruk vormen. Die hebben we gebruikt voor de systemen van Scala en geschikt gemaakt voor de nieuwe onderneming.”

Kwestie van doen

Terugblikkend realiseert Pijnacker zich hoe ongelofelijk snel het allemaal is gegaan. Nog geen vier maanden na de overname beschikte Scala over een compleet nieuw magazijn met 11.000 vierkante meter logistieke vloer. Hier worden ruim vier miljoen uitgaande artikelen per jaar verwerkt. Door TCOG werden ze van het warehouse management systeem voorzien waarbij ICS Vertex zorgt voor de naadloze koppeling van fashion-oplossing itSuitsFashion met de scanoplossing ScanSuite. “Het verliep allemaal soepel. In onze opstartmaand december was onze grootste achterstand slechts twee dagen, en dat met een volledig nieuw team van mensen die honderd procent onervaren waren bij ons bedrijf! Dat is gelukt door keihard te werken en vooral snel beslissingen te maken. Een kwestie van doen: ik heb een hekel aan ellenlange vergaderingen. Ja, we zijn doorpakkers.”

Enorme efficiëntieslag

Om de bedrijfsprocessen nog beter onder controle te krijgen werd het systeem recentelijk uitgebreid met Business Intelligence (BI). Het maken van rapportages in het ERP-systeem is een tijdrovende klus waardoor je al snel te maken hebt met oud nieuws. TCOG en Hillstar toonden in een presentatie aan hoe dit beter zou kunnen met behulp van BI. Pijnacker zag direct zoveel verbeterpunten dat ze al snel tot de aanschaf van Microsoft Power BI is overgegaan. “Zo zagen we dat bij één van onze merken de marges van een aantal producten veel te laag waren, en ook dat sommige verkopers bepaalde merken onvoldoende pushen. We kunnen nu veel beter volgen of een label succesvol is, maar bijvoorbeeld ook of alle bedrijfsprocessen gelijkmatig verlopen. In een fractie van seconden kunnen we een handige uitsplitsing maken per land. Voorheen was hier veel rekenwerk voor nodig. Al met al hebben we een enorme efficiëntieslag gemaakt.”

Altijd en overal up-to-date

Het salesteam van Scala gebruikt de tool ook onderweg. Waar de verkopers zich ook bevinden, en welke klant er ook tegenover hen zit, ze hebben altijd de meest up-to-date analyse bij zich in de vorm van een rapport op de iPad. Zo kunnen ze precies zien wat de klant al in huis heeft en welke artikelen er nog ontbreken. Dat maakt niet alleen een professionele indruk, het scheelt ook tijd en geeft een stukje zekerheid. “We kunnen nu bewust kiezen waar wij klanten mee kunnen helpen, niet meer op basis van onderbuikgevoel. Voor ons jonge team is het extra belangrijk om adviezen goed te kunnen onderbouwen. Andersom geeft hun kennis de klant ook vertrouwen. Doordat Microsoft Power BI zo’n overzichtelijke tool is, worden veel vragen al beantwoord. Dat vind ik zelf een erg fijne bijkomstigheid, want daardoor kunnen we tijdrovende meetings uit de agenda schrappen en krijgen onze medewerkers meer gevoel bij het bedrijf.”

Constant blijven vernieuwen

Dankzij de goede samenwerking met TCOG kan Scala snel schakelen waardoor er tijd overblijft voor zaken die écht belangrijk zijn. Denk aan het blijven vernieuwen van het assortiment met noviteiten en bijzondere merken. CalExotics is daar een mooi voorbeeld van, een Amerikaans A- merk dat in Europa exclusief door Scala wordt gedistribueerd. Elke twee maanden brengt Scala een eigen magazine uit met branche-gerelateerde artikelen. Pijnackers missie is om Scala als instituut in ere te herstellen. Betrouwbaarheid, service en garantie staan weer voorop. “Door slecht management is er best wel wat verloren gegaan, het oude Scala was langzaamaan in een prijsvechter aan het veranderen. Onze overtuiging is: kwaliteit overwint altijd”, besluit ze. “Het grootste compliment is dat we veel oude Scala-klanten zien terugkomen en dat iedere bestelling die zij doen iets groter is dan de vorige. Een teken dat het vertrouwen geleidelijk toeneemt.”

Over TCOG

TCOG, met hoofdkantoren in IJsselstein (NL) en Turnhout (BE) is sinds 2001 actief als Microsoft ERP partner. TCOG realiseert zich als geen ander dat het ultieme samenspel tussen feiten en gevoel doorslaggevend is voor succes. Daarom genereert TCOG échte antwoorden op doelgerichte vraagstukken met ruimte voor gevoel, zodat bedrijven in Fashion, Retail en Industry werkelijk het beste uit hun business kunnen halen. Bij TCOG werken mensen-mensen die er alles aan doen om hun klanten verder te laten groeien met hun ambities. Dit door te denken vanuit het oogpunt van de klant en daar eigen kennis en expertise aan toe te voegen. Meer informatie over TCOG is te vinden op www.tcog.nl. Volg TCOG op Twitter via @TCOGtechnology of volg onze Facebookpagina.