Hoe zorg je voor een succesvolle ERP implementatie?

In het artikel van 8 augustus benoemde fashion ERP (Enterprise Resource Planning) leverancier Reflecta Automation 3 handige vragen die je aan een ERP leverancier kan stellen. Eén van die vragen heeft betrekking op het implementatietraject, maar wat houdt dit precies in en hoe zorg je nou voor een succesvolle ERP implementatie? Na het vergelijken van deze verschillende leveranciers is het eindelijk zover: de handtekeningen worden gezet en de implementatie van het nieuwe ERP systeem kan beginnen. Een spannende periode, want de digitale fundering van jouw fashionbedrijf wordt nu neergezet. Het is daardoor ook van groot belang dat men het hele proces goed coördineert met de nieuwe ERP leverancier. Wanneer er tijdens de implementatie onzorgvuldig gewerkt wordt of bepaalde onderdelen niet op de juiste manier worden ingericht, dan kun je daar op een later moment tijdens je werkprocessen tegenaan lopen.

Gefaseerd uitrollen

Er wordt vaak opgezien tegen de implementatie van een nieuw ERP pakket. Aan de ene kant is het niet prettig om te veranderen en af te wijken van bestaande patronen. Daarnaast moet je tijd investeren om je eigen te maken in een nieuw ERP pakket. Het liefst wil je dat het binnengerold wordt en dat iedereen er meteen mee aan de slag kan. Helaas is dat niet mogelijk. Dat komt ook doordat de reden voor een nieuw ERP pakket meestal is dat het oude ERP pakket niet (meer) voldoet en met het nieuwe ERP pakket ook procesverbeteringen doorgevoerd moeten worden.

Om de druk zo draaglijk mogelijk te maken is het beste om de implementatie gefaseerd plaats te laten vinden over een wat langere periode. Zo kan de benodigde leer- en inwerktijd beter verspreid worden. Daardoor blijft er ook tijd over voor de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast is er meer tijd voor de organisatie om beter bekend te raken met het nieuwe systeem. Tevens is het belangrijk dat er voldoende tijd is om na te denken over de procesverbeteringen, zodat een goed fundament gelegd kan worden om optimaal gebruik te maken van het nieuwe systeem.

Betrek kerngebruikers bij ERP implementatie

Voor elk nieuw systeem is opleiding nodig. Voor ERP systemen met uitgebreide functionaliteiten, geldt dat meer opleidingsuren nodig zijn dan voor systemen met beperkte functionaliteit. De implementatieperiode is dan ook meteen een leertraject voor de gebruikers. Aan het einde van deze periode moet iedereen er volledig mee aan de slag kunnen. Het is belangrijk dat kerngebruikers bij het implementatietraject betrokken zijn, zodat zij verdergaande kennis hebben van de applicatie en daarmee de andere gebruikers na livegang kunnen ondersteunen. Ook is het voor de kerngebruikers van belang om betrokken te zijn bij de procesverbeteringen die doorgevoerd moeten worden. Het legt wel wat meer druk op de kerngebruikers tijdens het implementatietraject, wat dan ten koste kan gaan van de dagelijkse werkzaamheden. Echter draagt het wel bij aan een succesvolle implementatie. Niet alleen qua kennis, maar ook voor het leggen van een goed fundament voor de toekomstige ontwikkelingen van de organisatie.

Plan je tijd efficiënt in

Het is lastig om wat minder tijd aan je dagelijkse werkzaamheden te besteden en je volledig te richten op de implementatie. Hoe plan je zo’n heel traject nou naast je andere werk en hoe doe je dit zo efficiënt mogelijk? Al snel loop je het gevaar om afgeleid te worden door je andere werkzaamheden, waardoor de implementatie vertraagt. Zonde, want een efficiënte planning kan de implementatietijd aanzienlijk verkorten. Gelukkig is de ERP leverancier een ervaringsdeskundige op dit gebied en zal je begeleiden in het plannen.

Wil je meer informatie of handige tips over dit soort projecten? Lees dan onze blogs en E-books op Reflecta.nl