Inkoopseizoen FW21: ‘Laat je leiden door ratio, maar vergeet het onderbuikgevoel van ondernemen niet’

Gesloten winkels, de lente-collectie die al binnenkomt en het inkoopseizoen voor FW21: het zijn maar enkele dingen waarmee retailers op dit moment te maken hebben. FashionUnited zoomt de komende tijd in op de inkoop voor het FW21 seizoen en biedt inzichten in verhalen van inkopers maar vraagt ook bij experts naar inkooptips.

Edwin Belt, branchespecialist mode bij INretail, en Peter Wolfsen, bedrijfsadviseur bij INretail, spreken dagelijks met vele ondernemers. Tegen welke vraagstukken lopen de meeste retailers aan en wat zijn volgens de experts de aandachtspunten tijdens het inkoopseizoen? FashionUnited doet een virtuele kop koffie met de twee en duikt in het onderwerp.

Wie een inkoopplan moet maken, doet er goed aan eens kritisch te kijken naar het eigen bedrijf. “Door de pandemie is er meer bewustwording. Ondernemers gaan kritisch kijken voor wie ze het nu eigenlijk doen. Het is goed om dat weer eens op je netvlies te krijgen,” zo vertelt Belt. “Het is ook heel belangrijk dat je goede prognoses maakt, voor zover dat mogelijk is,” aldus Wolfsen. “We zien nu dat veel ondernemers hier tegenaan lopen. ‘Waar gaan we naartoe en hoe ziet mijn plaatje eruit?’ Daar is geen eenduidig antwoord op te geven,” zo geeft de bedrijfsadviseur aan. Daarom is het wijs meerdere scenario’s te maken. “Kijk goed naar je huidige situatie en neem dat als startpositie.”

Wat daarbij goed helpt, is het kijken naar de data die uit de eigen onderneming te verzamelen is. De verschuiving van inkoop op basis van data is versneld door de huidige gezondheidscrisis, maar nog lang niet iedereen is om, zo vertelt Wolfsen. “Als bedrijven al eigen klantendata hebben verzameld, dan doen ze daar lang niet altijd iets mee.” Data - zoals de prestaties per merk - zijn behulpzaam bij het budgetteren. “Moet je misschien niet meer doen met minder merken?”

INretail pleit al jaren, zelfs al voor de coronacrisis, voor inkoop op basis van data. “Veel ondernemers baseren hun inkoop nog steeds op onderbuikgevoel, oftewel het fingerspitzengefühl. Dat is heel fijn, maar probeer het ook te combineren met ratio,” waarschuwt Belt. Wolfsen is het met hem eens: “Onderbuikgevoel hoort bij ondernemerschap, maar het zegt soms heel iets anders dan de cijfers. Wanneer de twee gecombineerd kunnen worden, zit je op de goede weg.”

Expertadvies: Tips voor het inkoopseizoen FW21

Het is waarschijnlijk een open deur, maar goed budgetteren bij de inkoop is belangrijker dan ooit. Men wil niet met te veel voorraad blijven zitten, maar ook niet met te weinig. “Kijk goed naar de verdeling voorinkoop, never out of stock en bijkoop,” zo geeft Belt aan. Wolfsen voegt daar aan toe dat veel ondernemers de inkoop minimaliseren, inzetten op de never out of stock collectie en uit de overige collecties ‘de krenten uit de pap halen’. “Zij denken: Ik haal de mooie stukken eruit en dat sluit ik dan aan bij de never out of stock voorraad.” Door het beperken van de voorinkoop behoudt de retailer ook de liquiditeit waardoor hij lopende betalingen kan blijven betalen, maar op een later moment ook makkelijker kan bijkopen.

Het inzetten op never out of stock collectie ziet Belt daarnaast ook als iets waardevols. “Het is wellicht wel wat saaier, maar het zijn items die je bijna nooit afprijst, dus de marge blijft goed. Daarnaast heb je een constante collectiestroom terwijl de modische items, door de problemen die er ook in de productie zijn, wellicht een beperkte oplage hebben en niet meer bijgekocht kunnen worden.”

Bij de voorinkoop besteden de meeste retailers ongeveer 50 tot 60 procent van hun budget voor het seizoen, met de rest weggezet voor bijkoop wanneer nodig. “Winkeliers kunnen er zelfs over nadenken dit terug te schroeven naar 40 procent,” aldus Wolfsen. Toch geeft de bedrijfsadviseur aan dat dit niet altijd mogelijk is. “Er zijn ook leveranciers die bijkoop toestaan, maar dan moet de retailer wel een order aan het begin van het seizoen hebben geplaatst. Vanuit het financiële oogpunt van de leverancier kan ik dat ook begrijpen.” Door het gehele budget niet in een keer te gebruiken, blijft de retailer ook flexibel. “De retailer houdt geld in de zak wanneer de voororder klein is en vervolgens niet bijbesteld hoeft te worden. Daardoor kan een ondernemer op het moment dat de winkel weer open gaat, of het winkelen weer aantrekt, nieuwe items met korting kopen bij merken en leveranciers. Dit zagen we afgelopen mei en juni ook gebeuren en die ondernemers maakten supermarges,” zo vertelt Belt.

Inkopen tijdens een pandemie: Twee experts geven advies

Dat brengt het gesprek meteen bij het volgende punt: afspraken met leveranciers. Al snel wordt duidelijk dat beide partijen zo open mogelijk moeten zijn over in welke positie ze verkeren en wat nodig is om de samenwerking te laten slagen. “Het moet een open gesprek zijn over wat de mogelijkheden zijn. Spreek over de leveringen. Wil je die door laten gaan of kun je die op een ander moment laten komen. Wat gebeurt er als je een deel van de order uiteindelijk niet afneemt? Spreek over de mogelijkheid van consignment waarbij niet verkochte voorraad weer terug gaat naar het merk,” zo geeft Wolfsen aan. “Maar neem ook de prestaties van het merk mee in de gesprekken. Is het een merk dat het al jaren goed doet in de winkel, of moet je wellicht minder budget besteden bij dit bedrijf?”

Het advies voor een flow fashion model geldt ook nog steeds. Een dergelijk model is gericht op het beter afstemmen van de leveringen op de behoefte van de consument en het werken met deelleveringen. “Zorg dat je de juiste voorraad niet twee maanden van te voren hebt, maar ongeveer een week voordat de consument hem nodig heeft,” zo geeft Wolfsen aan. Heeft de consument in augustus echt al een nieuwe winterjas nodig of pas in oktober? Een van de voordelen van flow fashion is dat items ‘just in time’ arriveren voordat de klant ze nodig heeft, en een kledingstuk waarschijnlijk tegen de volle prijs afgerekend kan worden. Ook zorgen de deelleveringen, en de daardoor vaak deelfacturen, voor de nodige liquiditeit. In plaats van een factuur voor het gehele seizoen die meteen betaald moet worden, kan de ene deelfactuur hopelijk betaald worden met de verkoopinkomsten van de vorige levering. “Liquiditeit is nu het allerbelangrijkste,” aldus Wolfsen.

Verkoopt de collectie niet snel genoeg en overweegt een winkelier korting te geven, dan adviseert Wolfsen om te berekenen wat er gebeurt met de marge wanneer afgeprijsd wordt. “Maak het inzichtelijk.” Niet voor niets hoort men het gezegde ‘meten is weten’ vaak. “Wat doet die 20 of 30 procent korting met je marge van 45 procent? Maak je dan nog winst?”

Expertsadvies inkoop: “Niet alles op cijfers doen, je moet ook het gevoel hebben”

INretail ziet het ook als hun taak om een spiegel voor te houden aan de retailers die ze spreken. “Het is niet dat wij op de stoel van de ondernemer gaan zitten en zeggen: dit merk wel en dit merk niet. We zien veel VOF’s of eenmanszaken waar mensen privé ook aansprakelijk zijn voor de zaak. Dan vragen we wel of het soms nog verantwoord is om op een bepaalde manier door te gaan. Natuurlijk is het mogelijk om door te zetten, maar moet je dat ook willen?” Het zorgt ervoor dat ondernemers dit inkoopseizoen kritischer zijn dan ooit. Enige voorzichtigheid is geboden.

“Je ziet toch dat heel veel retailers naar elkaar kijken en afvragen: Wat doe jij met de inkoop? Terwijl de echte creatieve ondernemers precies weten wat ze inkopen. Zij denken: Ik weet het wel want ik heb een bepaald gevoel wat mijn klant wil. Ik ken mijn klant en ben ervan overtuigd dat als ik deze stukken koop, ik die goed kwijt kan,” zo geeft Wolfsen aan. “Je moet niet alles op cijfers doen, zeker niet. Je moet ook het gevoel hebben, dat hoort bij ondernemerschap. Probeer de twee te combineren, want het gevoel is soms anders dan de ratio.”

Beeld: Pexels