Thuiswerken met Microsoft Teams: 7 antwoorden van TCOG

Vanwege COVID-19 is iedereen massaal thuis aan het werk. Voor sommige bedrijven is dat even wennen. Gelukkig zijn er goede tools beschikbaar om op een efficiënte manier op afstand samen te werken. TCOG beantwoordt zeven vragen over thuiswerken met behulp van Microsoft Teams.

Biedt de huidige situatie ook kansen voor mijn bedrijf?

Zeker. Benut de tijd om, juist nu, zaken die al langer blijven liggen op te pakken. Door op korte termijn terug te gaan naar de basis, komt u op middellange termijn sterker uit deze situatie. De laatste jaren is er een trend gaande dat steeds meer zaken op afstand plaatsvinden. Die ontwikkeling komt nu door COVID-19 in een stroomversnelling.

Welke mogelijkheden biedt Microsoft Teams?

Microsoft Teams is een samenwerkingsapp vol handige functionaliteiten, zo kunt u op een overzichtelijke manier gesprekken en videoconferenties houden. Maar het is veel meer dan een communicatietool. U kunt teams aanmaken, bestanden delen, berichten plaatsen in de tijdlijn, een chatgesprek starten, wiki-tabbladen toevoegen en zelfs een whiteboard openen om informatie toe te lichten aan de hand van een tekening. En dat allemaal op dezelfde plaats. Notulen worden direct opgeslagen. Ook handig zijn de opties om samen te werken in hetzelfde document of uw scherm te delen. Verder kunt u de meeting opnemen zodat u die op een later moment nog eens kunt terugkijken.

Hoe kom ik eraan?

Microsoft Teams is onderdeel van Office 365. U kunt het programma downloaden als app of gebruik maken van de webversie. Vanwege het coronavirus bieden Microsoft en Google de thuiswerktool nu tijdelijk gratis aan. Een mooi gebaar om het medewerkers van bedrijven makkelijker te maken om productief te blijven.

Hoe bereid ik een online meeting voor?

Voor bedrijven of teams die voor het eerst online samenwerken, kan dit even wennen zijn. Het allerbelangrijkste is uiteraard dat de technologie goed werkt. Test dit tijdig uit zodat u zeker weet dat alles naar behoren functioneert. Om de meeting efficiënt te laten verlopen is het daarnaast aan te raden om vooraf agendapunten op te stellen.

Wat zijn de gouden regels voor online meetings?

Trek u terug in een rustige ruimte met weinig omgevingsgeluiden. Bel op tijd in. Laat anderen altijd uitpraten en wacht twee seconden voordat u antwoord geeft. En: demp de microfoon als u zelf niets zegt. Eet of drink niet tijdens de meeting. Het in acht nemen van de etiquette voor online vergaderen is een kleine moeite, maar cruciaal voor de effectiviteit en sfeer.

Wat gebeurt er na afloop met al die informatie?

Als de online vergadering voorbij is, blijft het team bestaan. Gebruikers kunnen naderhand nog steeds bestanden uploaden, tussentijds chatberichten sturen en vragen opstellen om de volgende meeting voor te bereiden.

Hoe word ik wegwijs in Microsoft Teams?

Op de website van Microsoft is een uitgebreide videotraining beschikbaar. Zo kunt u zich stap voor stap verdiepen in de verschillende mogelijkheden en snel aan de slag gaan. Inschrijven voor een gratis webinar kan eenvoudig via deze link.